Después de la elección del vestido de novia, uno de los grandes retos es calcular el número de invitados. Esto es importante no solo porque detarminarán el número de recuerdos para boda necesitarás, sino también porque de eso depende también el lugar en el que se llevará a cabo. Calcular el número de invitados dependerá en gran medida del tipo de evento que quieras: íntimo o con muchos asistentes. Cualquiera que sea tu caso, seguramente desearás que todo salga perfecto y para lograrlo te encargarás de que todo quede cubierto hasta el mínimo detalle.
Gastos
Por otro lado, uno de los gastos más representativos es el banquete y, como todo lo demás, debe apegarse al presupuesto que designaron. Es aquí donde tanto influye el conteo de los invitados, en donde un margen de error elevado en la estimación puede ocasionar un desembolso excesivo o, por el contrario, que no todos alcancen a cenar y ¡qué pena! Para que esto no te suceda te pasamos algunos tips para que tu cálculo sea más preciso y no sufras mayores contratiempos.
Invitaciones
Es recomendable enviar las invitaciones de boda elegantes entre 8 y 12 semanas antes de la boda, si te casas en otro país, se aconsejan hasta 24 semanas. En la semana 4, 6 o 12, respectivamente, puedes hacer la confirmación sin prisas y saber a tiempo si dispones de lugares adicionales para que la boda no luzca vacía pero sin ocasionar enojo en los invitados porque se quedaron sin lugar.
Por nada del mundo pueden faltar las tarjetas RSVP, incluyendo la fecha límite para que confirmen su asistencia, solicitando de manera atenta que respeten el plazo y que lo hagan por el medio establecido (teléfono, página de la boda, redes sociales, etcétera). Considera que harás con los que no confirmen, si les llamarás, los descartarás de la lista e invitarás a otras personas.
Generalmente se entregan dos boletos por invitación; así que, el número de invitados que determines, multiplícalo por dos para que sepas cuántas personas asistirán. También considera que algunos pueden solicitar más boletos, lo mejor es prepararse, es decir, saber desde un principio de cuántos boletos adicionales dispondrás para que tu proveedor de invitaciones de boda originales lo considere.
Asistencia
¿Sabías que puedes invitar a un 20% más de la capacidad de la boda? Resulta que una vez entregadas las invitaciones, al momento de confirmar la asistencia de los invitados, este es el porcentaje aproximado de cancelación. Asimismo, se estima que un 5% de los invitados confirmados no aparezca el gran día por “x” o “y” razón y si planeas casarte fuera, el porcentaje de inasistencia puede ascender hasta un 40%. Así que, podrías establecer tu propio rango para los casos especiales que requieran un boleto más.
Con una estimación más precisa de las personas que asistirán al evento, los gastos por concepto del banquete y de la recepción serán más certeros que si los realizas directamente tomando como base la primera lista de invitados. Además, tendrás un número más realista de los recuerdos de iglesia para boda, así como de los arreglos de mesa para boda que necesitarás. Ahora bien, en caso de que algún invitado no te confirme ni aparezca por ningún lado y casualmente el día de la boda se presente, no te mortifiques si no alcanza cena, sólo evalúa qué harás porque hay gente que acostumbra presentarse sin previo aviso.